Equipar una oficina bien no significa gastar mucho. Significa gastar en lo correcto y en el orden correcto. Una silla de 50€ que genera bajas por dolor de espalda es más cara que una de 250€ que dura 8 años sin problemas. Esta guía te ayuda a priorizar y a no arrepentirte de las decisiones.

Antes de comprar: planificación del espacio

Antes de comprar ningún mueble, necesitas un plano a escala del espacio disponible. No hace falta ser arquitecto: basta con medir la sala y dibujarla en papel o en una herramienta online gratuita como Floorplanner o RoomSketcher.

Los pasos previos imprescindibles:

1. Cuenta los puestos de trabajo necesarios y determina si son fijos o si hay trabajo por turnos (en ese caso puedes tener menos puestos que empleados).
2. Identifica las fuentes de luz natural y orienta las mesas para que la luz entre por el lateral, nunca de frente ni por detrás de la pantalla.
3. Localiza las tomas de corriente y red. La posición de los puestos depende en parte de dónde están los enchufes.
4. Define las zonas: trabajo individual, reuniones, descanso, recepción, almacenaje. Cada zona tiene sus necesidades de mobiliario.
5. Respeta la normativa de espacio mínimo. En España, el Real Decreto 486/1997 establece un mínimo de 2 m² por trabajador y al menos 1,80 m entre puestos de trabajo.

La mesa de trabajo: medidas y tipos

La mesa es el elemento central del puesto de trabajo. Una mesa demasiado pequeña obliga a trabajar en un espacio agobiante; una demasiado grande ocupa espacio que podría aprovecharse para otro puesto.

Medidas recomendadas

• Anchura mínima: 120 cm para un puesto con ordenador. 140-160 cm es lo ideal para trabajar con monitor, teclado y documentos cómodamente.
• Profundidad mínima: 60 cm. Con 80 cm el trabajador puede situar el monitor a la distancia correcta (50-70 cm) sin que la pantalla quede al borde de la mesa.
• Altura estándar: 72-75 cm. Para trabajadores muy altos o muy bajos, las mesas de altura regulable son la solución ideal.

Tipos de mesa según el uso

La silla: donde no se puede escatimar

Si hay un elemento del mobiliario en el que no se debe escatimar es la silla. El trabajador pasa entre 6 y 8 horas sentado. Una silla que no cuida la postura genera dolor, reduce la concentración y a largo plazo provoca bajas laborales.

Los ajustes mínimos que debe tener una silla de oficina para uso diario:

• Altura del asiento regulable
• Soporte lumbar ajustable en altura
• Reposabrazos regulables en altura
• Mecanismo de reclinación con tensión ajustable

Almacenaje: cajoneras, armarios y estanterías

El almacenaje en la oficina tiene dos niveles: el personal (junto al puesto de trabajo) y el colectivo (zonas comunes).

Almacenaje personal

• Cajonera bajo la mesa (pedestal): La opción más habitual. Ocupa poco espacio, guarda los materiales de uso frecuente al alcance de la mano y puede tener cerradura para documentos confidenciales. Las hay fijas (con ruedas bajo la mesa) o integradas en la propia mesa.
• Archivador de pie: Para documentación que se consulta con frecuencia pero que no cabe en la cajonera. Ocupa más espacio pero tiene mayor capacidad.

Almacenaje colectivo

• Armarios de pasillo: Para documentación compartida de acceso frecuente. Los modelos con puertas batientes son más económicos; los de puertas correderas ahorran espacio en pasillos estrechos.
• Estanterías abiertas: Para material de uso colectivo (papel, consumibles, catálogos). Más económicas que los armarios y facilitan el acceso visual a los materiales.
• Archivadores colgantes o de pie: Para los documentos activos del año en curso que se consultan con regularidad.

Iluminación: lo más olvidado

La iluminación es el elemento del mobiliario de oficina más olvidado y uno de los que más impacto tiene en el bienestar y la productividad. Una oficina mal iluminada genera fatiga visual, dolores de cabeza y reduce el rendimiento.

Iluminación general

La iluminación general debe ser uniforme y sin zonas de sombra. La temperatura de color recomendada para trabajo de oficina es de 4000-5000K (luz blanca neutra). Por debajo de 3000K (luz cálida) genera somnolencia; por encima de 6000K (luz muy fría) puede resultar agresiva para uso prolongado.

Iluminación por puesto

Cada puesto debe tener una lámpara de escritorio que permita iluminar de forma independiente el área de trabajo. Especialmente importante para:

• Trabajos con documentos en papel que requieren lectura detallada.
• Puestos alejados de las ventanas o con poca luz natural.
• Trabajadores que comienzan o terminan su jornada en condiciones de poca luz.

Una buena lámpara de escritorio para oficina debe tener brazo articulado, temperatura de color regulable (entre 3000K y 6000K) y al menos 400 lúmenes de luminosidad. Precio orientativo: 30-80€.

Zonas comunes: sala de reuniones y recepción

Sala de reuniones

Una sala de reuniones bien equipada necesita:

• Mesa de reuniones: El tamaño depende del número habitual de asistentes. Cuenta 60-70 cm de ancho por persona como mínimo.
• Sillas de visita o conferencia: Más ligeras que las sillas de trabajo, apilables si el espacio se usa también para otros fines. No necesitan los ajustes ergonómicos completos de una silla de jornada completa.
• Pantalla o proyector: Para presentaciones y videoconferencias.
• Pizarra o panel de notas: Para reuniones de trabajo.

Recepción

• Mostrador de recepción: Da la primera impresión a clientes y visitas. Debe ser proporcional al espacio y transmitir la imagen de la empresa.
• Sillas o sofás de espera: Para visitas que esperan. El nivel de confort debe ser mayor que el de una silla de trabajo ya que el visitante no está trabajando.
• Mesa auxiliar o revistero: Para mientras esperan.

Presupuesto orientativo por puesto y tipo

Orden de compra recomendado

Si equipas una oficina desde cero o la renuevas por fases, este es el orden de prioridad recomendado:

1. Sillas de trabajo — El elemento que más impacta en la salud y productividad. No comprometas aquí.
2. Mesas de trabajo — El espacio de trabajo físico. Compra el tamaño correcto aunque el acabado sea más sencillo.
3. Almacenaje básico (cajoneras) — Imprescindible para mantener el orden desde el primer día.
4. Iluminación por puesto — Especialmente si la iluminación general no es suficiente.
5. Sala de reuniones — Prioritaria si recibes clientes con frecuencia.
6. Almacenaje colectivo — Armarios y estanterías de zona común.
7. Recepción — Si tienes visitas frecuentes. Si no, puede esperar.
8. Elementos decorativos — Lo último. La planta, el cuadro y la alfombra pueden esperar a que todo lo funcional esté resuelto.